Kundedatabase

Ukategorisert: Denne modulen har ingen linker tilbake til boken den hører til. Den bør gjøres til en underside av boken den tilhører.

Databehandling, PC for kundeoppfølging

En liten bedrift som vet å benytte datamaskinen på en effektiv måte, har et klart fortrinn. Med en PC kan man bedre kundebehandlingen vesentlig. Da kan man også produsere rimelige og profesjonelle annonser, brosjyrer og flygeblad. Nå kan enmannsbedriften vise samme ansikt utad som et stort konsern med mange ressurser. Denne oppskriften kommer fra TransLogic www.translogic.no

Kundekartotek

Man vil raskt få behov for å automatisere kundebehandlingen. PC'en er et rimelig og kraftig verktøy for denne jobben. Den forenkler utskrift av brev, etiketter, fakturaer og oppkravsblanketter. En datamaskin gir deg mulighet for bedre oppfølging av kundene og gir god statistikk over omsetningen. Når man kan utnytte dette verktøyet fagmessig, vil man være et hestehode foran. PC'en kan hjelpe deg til øket salg ved å skille ut kundegrupper som er interesserte i visse produkter. Dette danner så utgangspunktet for tilbudsbrev. Det finnes et hav av slike datasystem, fra de enkleste ”Navn og adresse” databaser og til regnskaps- og faktureringssystemer. PC-World har jevnlig tester av disse, et abonnement her vil betale seg.

Programmet gir med få tastetrykk riktig kunde når vedkommende ringer og presenterer seg. Hurtigsøk på firma eller personnavn går på under ett sekund. Man kan enkelt ta ut rapporter på alle kombinasjoner; produktinteresse, telefonnummer, postnummer, dato for siste kontakt osv. Dette danner utgangspunktet for et tilbudsbrev hvor man bruker flette-funksjonen i en tekstbehandler som henter navnene fra kundedatabasen. Etter kort tid med en slik kundedatabase vil det være naturlig å gjøre all oppfølgingen direkte på skjermen. Lister over vanskelige kunder og slike som ikke henter oppkrav, kan være nyttige.

Nye kunder

Den verdifulle grunnstammen får man ved å lagre kundene etter hvert som de reagerer på din egen markedsføring. Det er dessuten en rekke byråer som selger utvalgte adresser til en krone eller to per stk. Dersom man har kataloger eller liknende adresselister, er det billig å få en sekretær til å skrive inn et par tusen navn på fritiden. Etter hvert vil man se at kundedatabasen eser opp. Etter en tid vil man ha et stort antall kunder som er mer eller mindre interessante og med mer eller mindre riktige adresser. Dette kan gjøre databasen uoversiktlig. Begynn derfor med en gang å merke kundene med forskjellige koder ettersom hvor aktuelle de er. Når man vurderer å kjøpe adresser, må man være klar over at de sjelden gir så gode resultat som dem man har i din egen database. Man bør prøve å finne adresseregistre med tilsvarende type kunder. Vær også oppmerksom på tidsaspektet. Dess eldre adressene er, dess større andel som ikke lenger er interessert, har flyttet eller er døde. Bare etter ett år kan opptil 20 % av et dataregister være feil.

Det finnes mange dårlige databaser til salgs. Om man ikke kjøper fra et anerkjent firma med definerte utvalgskriterier og garantert oppdatering, så test et utvalg av navnene. Man ringer raskt til hundre stykker bare for å se hvor aktuelle de er. Et telemarketingfirma kan ringe samtlige, bare for å luke ut dem som ikke er aktuelle. Det er mye rimeligere enn å sette i gang selve salgsarbeidet med en dårlig liste. Noen adresseleverandører gir garanti. Man får refusjon for de navnene som ikke stemmer.

Datatilsynet / konsesjon

Man behøver ikke konsesjon for å lagre de opplysninger man har behov for om dine egne kunder, leverandører eller abonnenter: Navn, adresse, telefonnummer, produkt etc. Dersom man ønsker å selge kundenavnene dine til andre, eller man vil lagre følsomme opplysninger trenger man konsesjon. Personnummer, sykdom, politisk holdning og tilsvarende regnes som sensitivt.

Man kan for eksempel lagre opplysninger om høyde, størrelse, livvidde og liknende når man selger klær. Hvis man så sender tilbud om slankepreparater til alle kunder over en viss livvidde, begynner man å gå over streken. Hvis man selger bøker må man naturligvis lagre informasjon om hvilke bøker kundene kjøper, men hvis en person har kjøpt seksuallitteratur eller pornografi av en spesiell type, vil det være sensitive opplysninger å lagre opplysninger om vedkommendes seksuelle legning. Alle som ber om det, har rett til en utskrift som viser hva det står om dem i ditt kartotek. Enhver har rett til å bli slettet i adressedatabasen. Dette er også en fordel for deg, slik at man slipper å sende tilbud til folk som likevel ikke er interesserte. I praksis foregår dette enten ved at kundens navn og adresse fysisk blir slettet i databasen, eller ved at kundeposten blir merket slik at navnet ikke blir med når det skrives ut etiketter. Merking av navnet er den beste metoden. Det hender for eksempel at noen ønsker å mobbe en person, og stadig sender inn kuponger på dette navnet. Datasystemet kan si ifra at vedkommende allerede er merket. Pornografisk litteratur spres nå hovedsakelig vi Internett, for eksempel gjennom blogger

Man bør også vaske (kontrollere) databasen mot Statistisk Sentralbyrås register over avdøde. Det er påbudt at alle lister som brukes i direkte markedsføring mot forbrukere, skal vaskes mot dødsfallsregisteret. Når man importerer fra andre databaser, må man vaske dem mot dine egne data, slik at man ikke får inn en person man allerede har. Man bør også jevnlig sjekke din egen adresseliste, slik at man ikke har samme person skrevet inn flere ganger med små variasjoner i navn eller adresse. Det er dumt å sende tre-fire like tilbud til samme person. I personvernloven er det også omfattende krav til administrative rutiner og fysisk sikring av opplysningene slik at de ikke skal kunne misbrukes.

Oppfølging

Forskjellen på dem som lykkes og dem som ikke lykkes i dagens forbrukersamfunn, er ofte avhengig av hvor godt de følger opp sine kunder. Ut fra det viste register kan man behandle kundene enkeltvis. Dersom han har vist interesse for et produkt, skriver man inn en kommentar og setter ham på oppfølging. Programmet sier automatisk ifra enten det skal gå en uke, en måned eller halvannet år. Uten PC er det uoverkommelig å følge opp kundene så individuelt. Ut fra databasen får man forskjellige rapporter, for eksempel:

• De som skal følges opp denne uken eller måneden.
• De som må følges opp i dag (eventuelt sortert på klokkeslett).
• Rapport over kundene, sortert etter kjøpelyst.
• De som har fødselsdag neste uke.
• Etiketter for julekort til alle kunder man ønsker å sende kort til.
• Tilbud om dametøy til alle kunder som er registrert som kvinner. Eventuelt også begrenset til spesielle byer og aldersgrupper.

Utvalgte kundedata sendes til en fil, slik at man kan flette dem inn i et brev i “Det Beste”-stil. Alle disse tingene kan gjøres med et moderne program til et par tusen kroner, og det fordrer forholdsvis lite datakompetanse.

Varelager og fakturering

I varelageret legger man inn fysiske varer, gebyrer, frakt, konsulenttimer og alt annet man ønsker å fakturere på kunden. Når kunden har bestemt seg for et produkt, legger man inn opplysningene og trykker en funksjonstast for å skrive ut faktura, postpakkeetikett, oppkravsblankett etc. Dette rasjonaliserer papirbehandlingen og senere oppfølging av reskontroen. Når man har mange fakturaer som skal skrives ut, gir man programmet beskjed om å skrive ut alle på en gang. Det er urasjonelt å skrive dem ut enkeltvis. Når vi nå snakker om fakturaer, så forlang at programmet kan skrive ut på alle typer blanketter på en enkel måte. Enkelte leverandører tar ekstra betalt for å endre formatet når postverket kommer med en ny blankett. Kontroller også at programmet håndterer æ, ø og å korrekt. Med dagens teknologi er det ingen grunn til å finne seg i brev som sendes til Bjrn Aserud når det skulle til Bjørn Åserud. Pass på at navn og adresse er riktig stavet, folk misliker naturlig nok feil i navnet sitt. Ingen har noe imot at man fokuserer på navnet deres, så ta deg tid til å få det riktig når man snakker med vedkommende.

Backup - Sikkerhetskopiering

Har man lest i avisen om en fortvilet forsker som mistet tre års arbeid fordi den bærbare PC'en hans ble stjålet. Slike mennesker er rett og slett dumme. Man kan alltid vente å miste det man har på harddisken, ved brann, tyveri eller ved at disken krasjer. Her er det beskrevet en god rutine http://no.wikibooks.org/wiki/Sikkerhetskopiering . Kontroller av og til at det går an å lese tilbake informasjonen. Det var et firma som trofast tok backup hver dag i halvannet år. Så krasjet maskinen. Da de skulle hente inn sikkerhetskopien, viste deg seg at programmet hadde vært galt satt opp, slik at de hver dag hadde tatt kopier som var verdiløse. Windows har innebygd et program for sikkerhetskopiering, men det har hatt mange svakheter opp gjennom årene så det er bedre å bruke et eget egnet program for dette formålet.

PC – Husholdning

Foruten å ta sikkerhetskopier, er det noen husholdningsoppgaver som regelmessig bør utføres på en PC. De følgende oppgavene bør ideelt sett gjøres en gang i måneden. Det har man naturligvis ikke tid til, så prøv i hvert fall å gjøre det en gang i kvartalet. Hvis det går mer enn ett år mellom hver gang en slik enkel husholdning gjøres blir maskinen overfylt, treg, rotete og ustabil. Det blir for omfattende å beskrive de følgende oppgavene detaljert her i denne boka, men de er beskrevet i håndbøker og man kan finne mye informasjon på Internett, for eksempel på www.answersthatwork.com

Virusskanning MÅ finnes på alle PC’er.

Diskdefragmentering for å rydde opp i filsystemet.

Diskopprydding for å slette unødvendige filer.

Tøm søplekasser, hvis man har Norton eller tilsvarende installert så husk å tømme de beskyttede søplekassene.

Slett temporære filer, både fra TEMP-katalogen, temporære internettfiler og filer som ender på .TMP E-postprorammet bruker C:\WINDOWS\TEMP for å pakke ut vedlegg, så her kan det finnes mange konfidensielle filer som man trodde var slettet for lenge siden.

Hvis det ikke skjer automatisk, så tøm katalogen for slettede filer i e-postleseren.

Avinstaller programmer som ikke brukes.

Kjør et program for å identifisere og slette spionprogrammer, det er like viktig som viruskontroll.

Oppdater Windows og andre programmer jevnlig.

Komprimer databaser; for eksempel i Access og Outlook. Når man sletter poster med Delete-tasten (Slett), blir ikke postene fysisk fjernet, det skjer først ved en komprimering. Når man trykker på slette-tasten, blir postene merket slik at de ikke vises på skjermen, men de befinner seg på harddisken og kan lett fremskaffes av en som ønsker å kikke på dine konfidensielle data.

Lykke til fra TransLogic

Å feile er menneskelig, men for virkelig å rote til tingene,trenger man en datamaskin.